Assemblea Straordinaria CONAI



Presso l'Hotel Melià di Milano si è tenuta l'Assemblea Straordinaria del CONAI.

Il CONAI – Consorzio Nazionale Imballaggi – è un consorzio privato senza fini di lucro costituito dai produttori e utilizzatori di imballaggi con la finalità di perseguire gli obiettivi di recupero e riciclo dei materiali di imballaggio; con i suoi quasi 1.500.000 soci è il più grande consorzio europeo.

Telemeeting Italia e CONAI sono legati da una collaborazione decennale per l'organizzazione e gestione delle assemblee; oltre alla gestione della votazione elettronica, Telemeeting Italia si occupa di tutti gli aspetti organizzativi: l’organizzazione in toto dell’evento, la scelta della location, l’allestimento delle sale, il catering, la segreteria organizzativa, le hostess, l’accredito computerizzato, la gestione dei servizi audiovisivi (audio video e luci), la ripresa video e la votazione elettronica.


Una problematica complessa

La problematica principale dell’evento è legata alla gestione di un data base di 1.500.000 soci e dalle complessità dettate dallo statuto per rendere equivalenti le diverse componenti di soci che compongono il consorzio.

Infatti i soci si dividono in due grandi categorie (produttori e utilizzatori di imballaggi) che, a loro volta, sono suddivisi in 11 componenti in rappresentanza della tipologia di materiale e dell’utilizzo.
Prima dell’Assemblea viene effettuato un ricalcolo delle quote di partecipazione che consente di equiparare le due grandi categorie di soci.

La maggior parte dei soci non partecipa in prima persona all'assemblea, ma delega associazioni di categorie attraverso un complesso meccanismo di deleghe che vengono inviate nei giorni precedenti e possono essere modificate anche in corso di assemblea.

Grazie a questi meccanismi alcune associazioni di categoria arrivano a rappresentare svariate migliaia di consorziati mettendo a dura prova l’affidabilità dell’intero sistema di gestione accrediti e votazione elettronica.


L'accredito computerizzato

La complessità dell'operazione di accredito rende necessarie diverse postazioni di reception collegate in rete con i server che gestiscono la base dati.

Le postazioni sono presidiate da assistenti selezionate da Telemeeting Italia con elevata esperienza nella gestione delle operazioni di accredito dei delegati.

L'attività delle assistenti è supportata dai 3 specialisti Telemeeting Italia che hanno sviluppato i programmi di gestione e provvedono alle personalizzazioni del sistema, la supervisione della rete, l’assistenza tecnica, la predisposizione dei rapporti di stampa, la gestione delle anomalie e le modifiche ai programmi di calcolo. I delegati, per la maggior parte rappresentanti di associazioni e consorzi, si accreditano alle singole postazioni di verifica poteri dopo aver presentato la documentazione necessaria.

Al termine dell'accredito ricevono un terminale di votazione elettronica Televoter Telemeeting® ed un biglietto di accredito contenente il numero complessivo di quote rappresentate, diviso per categorie e componenti e l'elenco dei soci rappresentati.

Per le associazioni con numeri di deleghe molto elevate (con più di 1000 deleghe), viene realizzato un CD invece della stampa dei soci rappresentati.


la postazione del Presidente

Prima dell’inizio dell’assemblea il Presidente può seguire dalla propria postazione, in tempo reale, l’andamento delle registrazioni verificando il momento in cui viene raggiunto il quorum costitutivo, mentre il responsabile dell’ufficio legale riceve le stesse informazioni sul suo Ipad.


Le votazioni elettroniche

Durante l’assemblea vengono effettuate diverse votazioni:

- - Votazioni per l’approvazione di mozioni, approvazione bilanci, ecc.

- - Votazioni per la modifica di statuto e regolamento.

- - Votazioni per l’elezione dei componenti dei vari consigli (Cda, revisori, probiviri)

I delegati votano con il proprio televoter Telemeeting verificando la correttezza del voto registrato in tempo reale grazie alla funzione “voto in risposta”.

I risultati di ciascuna votazione vengono mostrati in tempo reale con l’indicazione del numero di voti Favorevoli, Contrari, Astenuti, il numero di Votanti, Presenti, la Maggioranza richiesta e l’informazione “Approvato” in verde o “Respinto” in rosso in funzione dell’esito della votazione. Nel caso di Assemblea Elettiva lo statuto Conai prevede una votazione più complessa.

Infatti per garantire una rappresentanza in consiglio a ciascuna delle 11 componenti vengono effettuate votazioni per ciascuna componente assegnando un numero di posti in consiglio in funzione della componente. Cosicchè il valore delle deleghe che ciascun delegato può esprimere varia di votazione in votazione. All’inizio della votazione dei consiglieri di ciascuna componente, il sistema effettua un ricalcolo delle deleghe assegnate a ciascun delegato, pertanto il numero di deleghe viene riassegnato al telecomando (ovviamente i telecomandi dei delegati che non portano deleghe per quella componente vengono disattivati).

Per ciascuna componente vengono presentati i candidati e i delegati possono votare esprimendo un numero massimo di voti pari ai posti da coprire in consiglio per quella componente. Il risultato di ciascuno scrutinio viene proiettato in tempo reale al termine di ciascuna votazione che dura in media meno di 30 secondi.


Consuntivazione e atti assembleari

Al termine dell'assemblea, dopo pochi minuti, vengono stampati i risultati delle singole votazioni sia come risultato aggregato (come apparso sul grande schermo con l’indicazione dell’ora della votazione), sia come risultati di dettaglio (con l’indicazione di chi ha votato cosa). Si tratta di uno strumento utilissimo sia per l’ufficio legale che per il notaio (in caso di assemblea straordinaria) che sono in grado di redigere il verbale di assemblea in pochissimo tempo e senza errori.